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帳票類の効率化ついて

  • ブリ
  • 2018年4月14日(土) 18:45
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度々こちらで疑問に思ったことを聞かせて頂いています。
よろしくお願いします。
B型就労継続支援で勤務をしています。

業務日誌は、「利用者の出席状況」「活動内容」「利用者状況」「連絡事項、来客、電話」と項目を分けて手書きにて記載を管理者がしている状況です。
支援記録は、「午前午後の作業内容」「作業の様子、健康面、精神面、他者との関係などの気が付いたこと」をエクセル管理しています。
管理者以外の職員が担当を決めてそれぞれが書いている状況で、管理者は記入をすることはありません。印刷したものを確認はしている様子ですが。

業務日誌の「利用者状況」は服薬や健康(検温結果等)、注意をしたことなどを書いていますが、支援記録と内容が重なることがあります。

管理者が退いた後に、書式などの変更を考えています。
(いろいろ事情があり今は変えるのは大変難しい状況です。詳しくかけずすいません。)
業務日誌もエクセルで管理をし、「利用者状況」に支援記録の内容を組み込むことで、二重記載がなくなると思うのですが・・・。

個人の支援経過は独立し、各個人のファイルにとじなければいけないものでしょうか?
業務日誌の中に組み込んでしまうのは問題はないのでしょうか?

初歩的な事ですいませんが、どうされているのか教えて頂けたらと思います。

よろしくお願いいたします。

  • [1]
  • もも
  • 2018年4月18日(水) 16:49
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私もB型の職員なのですが、利用者の出席状況については、実績記録表に利用時間や送迎、食事状況等の記載した後、作業時間記録表に作業時間を記録し工賃の算定に使用しています。
うちの場合は3班+施設外班があるので、それぞれの担当の利用者の利用人数を職員の業務日誌に記載し、それを集計し、エクセルに打ち込み、利用定員をオーバーしていないか確認しています。
利用定員はまだまだ余裕がありますが、たとえオーバーしていなくても、オーバーしていないという証拠を提出するために、書類として残すようにと監査の指導を受けました。
個々の書類の不一致がないかどうかの確認も、請求前にするように管理者に言われています。

利用者の支援記録は日常経過記録とうちは言っていますが、利用者それぞれのファイルを作っています。
モニタリングや個別支援計画、計画相談の書類等もファイルしているので、利用者1人にファイルが2つある状況です。
利用者の記録と職員の業務日誌が一緒になっていると、監査の時に提示しにくいですし、利用者からの要望があれば、支援記録や工賃算定資料等を閲覧させなければならないと、契約の種類にあったので、いつでも書類は整理しておくべきだと思います。

  • [2]
  • ブリ
  • 2018年4月26日(木) 5:36
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もも様

ありがとうございます。
エクセルやソフトが得意な方なので、シートを別にする等工夫をすれば帳票類の効率化が可能ではないかと思っています。

提示をする場合は考えていませんでした・・・(^^;)

頂いたアドバイスをもとに今後も作業の効率化を考えていきたいと思っています。

ありがとうございました。

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