ケアホーム利用者の負担額の精算について

法的な根拠までは探せなかったのですが、私の知るグループホームが東京都の実地検査を受けたときは、精算が不十分ということで指摘をうけていました。

食費や光熱水費は、その月が終わって初めて実績が確定するもの。
要は概算で徴収しているものなので、実績が出た時点で精算して当然の性質のものだと言うことでした。
たとえば、その月の電気代の請求が３万円だったとして、事前に利用者１０人から５千円ずつ（計５万円）徴収していた場合は、当然２千円ずつ返金する必要があります。
差額の２万円を精算せず、事業所の収入とすれば、それは事業者が利用者から不当に徴収したことになりますよね。
もし利用者が市町村や東京都に申し出れば、監査が入りますし、是正しなければ指定取り消しのレベルだと思います。

食費（食事にかかる人件費は給付費に含まれているので、要は食材料費のこと）についても同様で、キャンセル料の規定はそれぞれの契約書（or重要事項説明書）に載っているとは思いますが、食べなかった分は基本的に精算しなければなりません。

ちなみに、そのグループホームはもともと親の会が建設・運営に絡んでいることもあり、精算せず寄付のような扱いでグループホームの収入と計上されていましたが、もちろん厳しく指導されていました。
寄付してもらうにせよ、一度精算して寄付金収入にしなくてはいけないと言われていました。

ただし、当然ですが契約書（or重要事項説明書）に「何ヶ月ごとに精算」と明記している場合は、それが根拠となり精算は必ずしなくてはなりません。

わが法人のグループホームも監査時に偉そうにしている若造職員に精算の指摘を受けました。
しかし、逆にこちらから「実はそのことなんですが、どうするのが良いかうちも困っていて、お聞きしようと思っていたんです。１円未満の端数については、どう精算すれば良いのでしょうか？」と聞き返すと、その若造は「そこまで考えてませんわ。自分たちで相談してくださいよ。」と開き直ってました。
そんなもんですよ。
結局は、１円未満になってしまうお金は次期に繰り越しました。